O software de RH são aplicações que permitem a gestão de processos de recursos humanos (recrutamento, registros, licenças, desempenho, folha de pagamento) em um único sistema. Em equipes pequenas, essas tarefas geralmente são geridas por planilhas Excel e cadeias de e-mails; o problema surge não quando a equipe cresce, mas quando alguém sai de férias ou deixa a empresa: a informação fica retida nos arquivos de uma única pessoa.
Quais processos o software de RH cobre?
Os produtos no mercado são modulares e nem todos incluem cada módulo. Os principais módulos são:
- Recrutamento / rastreamento de candidatos (ATS): Publicação de vagas, coleta de candidaturas, banco de candidatos, acompanhamento de etapas.
- Gestão de registros: Registros de funcionários, contratos, arquivo de documentos.
- Licenças e ausências: Solicitações de licença, fluxo de aprovação, cálculo de saldo.
- Horários e turnos: Horas de trabalho, acompanhamento de horas extras, planejamento de turnos.
- Desempenho: Acompanhamento de metas, períodos de avaliação, feedback.
- Folha de pagamento: Cálculo de salários e declarações legais (na maioria dos produtos, integrado ao software de contabilidade).
É necessário adquirir todos os módulos?
Não — e na prática, esse é o erro mais caro. Em uma empresa de 30 pessoas, os módulos de desempenho e folha de pagamento muitas vezes ficam subutilizados, enquanto o verdadeiro gargalo está no recrutamento. Faça a seguinte distinção simples:
- Quantas operações existem? Se houver 40 solicitações de licença por mês, o módulo de licença se paga; se houver 8 por ano, não se paga.
- Quantas pessoas têm a informação? Se um processo é conhecido por apenas uma pessoa, essa área é prioritária.
- Qual é o custo do erro? Um saldo de licença incorreto pode ser corrigido; um candidato perdido não volta.
Por que o recrutamento deve ser considerado separadamente?
Os processos de licença e registros são internos; o recrutamento olha para fora e determina a equipe que gera receita diretamente. Perder uma candidatura é muito mais caro do que aprovar uma licença com atraso. Por isso, muitas equipes optam por resolver primeiro o lado dos candidatos em vez de adquirir um pacote abrangente de RH: um sistema onde as vagas são publicadas, as candidaturas são coletadas e os candidatos passados podem ser pesquisados.
Examinamos quais produtos se destacam para essa necessidade em nossa comparação dos melhores softwares de RH e as soluções focadas no lado dos candidatos em nossa comparação de sistemas de rastreamento de candidatos.
Custo: itens além do preço de etiqueta
Ao olhar para a lista de preços, considere também os seguintes itens:
- Por usuário ou por empresa? Modelos por usuário aumentam rapidamente conforme a equipe cresce.
- Taxa de instalação / transferência de dados: A transferência de registros existentes do Excel geralmente é cobrada separadamente.
- Tempo de treinamento: As horas gastas para que a equipe aprenda também são um custo.
- Extração de dados: Quando quiser deixar o produto, em que formato você pode obter seus dados? Evite produtos que não respondem claramente a essa pergunta.
10 perguntas a fazer antes de escolher
- Onde os dados são armazenados, os servidores estão em Portugal?
- Há um contrato como processador de dados de acordo com as leis de proteção de dados?
- Existe um período de retenção de dados de candidatos e exclusão automática?
- As permissões de usuário podem ser configuradas por função?
- O uso móvel realmente funciona ou é apenas uma versão reduzida do desktop?
- Em quais telas está disponível a exportação (CSV/Excel)?
- Qual é o horário e o canal de suporte?
- É possível testar com dados reais na versão de teste?
- Quais são as condições de reembolso para pagamentos anuais?
- Quais atualizações o produto recebeu nos últimos 12 meses?
Quando sair do Excel?
Não há um limite claro, mas se dois destes três sinais estiverem presentes, é hora de mudar: a mesma informação aparece diferente em dois arquivos, é necessário perguntar a mais de uma pessoa para responder a uma pergunta, e encontrar um registro antigo leva minutos.
Perguntas frequentes
É cedo para software de RH em uma pequena empresa?
Um pacote que cobre todos os módulos pode ser cedo; no entanto, se você está recrutando, o lado dos candidatos não é. Candidatos perdidos em um período de coleta desorganizada não podem ser recuperados mais tarde.
Nuvem ou servidor próprio?
Hospedar em seu próprio servidor traz a carga de manutenção e segurança para você. O que importa para as leis de proteção de dados são as medidas técnicas e administrativas tomadas, não a localização; em soluções de nuvem, essas medidas devem ser garantidas por contrato.
Próximo passo: Se você deseja resolver rapidamente o lado dos candidatos, pode publicar vagas, coletar candidaturas em um único painel e pesquisar no banco de currículos de candidatos com consentimento de dados usando o painel da empresa do ProCvLab.