İş teklifi mektubu, işe alım sürecinin sonunda adaya sunulan koşulları yazılı hâle getiren belgedir; sözlü teklifin ardından gelir ve iş sözleşmesinden önce yazılır. İyi yazılmış bir mektup, “net mi brüt mü?” sorusunu daha sorulmadan cevaplar ve adayın kararını hızlandırır. Bu yazıda mektubun zorunlu unsurlarını, tam metin bir örnek şablonu, teklif öncesi adımları ve en sık yapılan hataları işveren bakışıyla anlatıyoruz; sonda adaylar için kısa bir bölüm var.
İş teklifi mektubu nedir, iş sözleşmesinden farkı ne?
Mektup, işverenin işe alma niyetini ve önerdiği koşulları yazılı olarak bildirir; aday kabul edince taraflar iş sözleşmesini ayrıca imzalar. Yani mektup bir niyet ve koşul bildirimi, sözleşme ise tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen asıl belgedir. İkisini tek metinde birleştirmeye çalışmak, mektubu okunmaz hâle getirir ve sözleşmeyi eksik bırakır.
Mektubun hangi durumda bağlayıcı sayılacağı somut olaya ve yazılış biçimine bağlıdır; bu yazı hukuki danışmanlık değildir, tereddütte bir uzmana danışın. Pratik kural şudur: mektuba yazdığınız her koşulu sözleşmeye de aynen taşıyacağınızı varsayın.
Teklif mektubunda hangi bilgiler mutlaka olmalı?
- Pozisyon ve unvan: İlanda yazan unvanla aynı olmalı; mülakatta değiştiyse mektupta açıkça belirtilir.
- Bağlı olduğu yönetici ve çalışacağı birim.
- Başlangıç tarihi: Adayın ihbar süresi hesaba katılarak.
- Ücret: Brüt mü net mi olduğu, ödeme düzeni (aylık, ayın kaçında), varsa prim ve koşulu.
- Yan haklar: Yemek, yol, özel sağlık sigortası, telefon — sözlü söylenen her şey yazılır.
- Çalışma modeli ve yeri: Ofis / hibrit / uzaktan, hibritse haftalık gün sayısı, şehir ve adres.
- Deneme süresi: Varsa süresi; 4857 sayılı İş Kanunu md. 15 uyarınca en çok iki ay.
- Teklifin geçerlilik tarihi: Adayın kararını hangi tarihe kadar bildirmesi beklendiği.
- Kabul yöntemi: İmzalı kopya, e-posta ile onay ya da ikisi.
Örnek iş teklifi mektubu şablonu
Köşeli parantezli alanları doldurun; kurumsal antet ve imza bloğunu ekleyin.
Sayın [Ad Soyad],
[Şirket Adı] olarak sizi [Pozisyon Unvanı] pozisyonu için ekibimize davet etmekten memnuniyet duyuyoruz. Bu pozisyonda [Yönetici Adı ve Unvanı] yönetimindeki [Birim] ekibinde, [Şehir] ofisimizde [ofis / haftada 2 gün ofis, 3 gün uzaktan] düzeninde çalışacaksınız. Önerilen başlangıç tarihi [GG.AA.YYYY]’dir.
Aylık brüt ücretiniz [Tutar] TL olup her ayın [gün]’inde banka hesabınıza ödenecektir. Buna ek olarak [yemek kartı / özel sağlık sigortası / yol desteği] sağlanacaktır. İş sözleşmenizde [iki ay] deneme süresi yer alacaktır.
Bu teklif [GG.AA.YYYY] tarihine kadar geçerlidir. Kabul etmeniz hâlinde bu mektubun imzalı kopyasını [e-posta adresi] adresine iletmenizi rica ederiz; ardından iş sözleşmenizi ve işe başlangıç belgelerinizi sizinle paylaşacağız.
Sorularınız için bana doğrudan ulaşabilirsiniz. Sizinle çalışmayı dört gözle bekliyoruz.
Saygılarımla,
[Ad Soyad] — [Unvan], [Şirket Adı]
Teklif göndermeden önce hangi adımlar tamamlanmalı?
- Referans kontrolü: Mektup gönderildikten sonra gelen olumsuz referans, geri çekilmesi zor bir teklif bırakır. Adayın CV’sinde referans nasıl sunulur, hangi soruları sormalısınız — referans yazımızda aday tarafını anlattık.
- Ücret hizası: Adayın mülakatta söylediği beklentiyle teklif arasında açıklanmamış bir fark varsa ret gelir. Adayın bu soruya nasıl hazırlandığını maaş beklentisi yazımızda görebilirsiniz.
- İç onay: Ücret, unvan ve başlangıç tarihi mektup yazılmadan önce onaylanmış olmalı; “yönetim onaylarsa” şartlı bir teklif adayı bekletir.
- Sözlü teklif: Mektup, telefonla ya da yüz yüze yapılan sözlü teklifin ardından gider. Sözlü aşamada adayın tepkisi alınır, koşullar netleştirilir; mektup sürpriz taşımaz.
Aday teklifi reddederse ne yapmalısınız?
Önce sebebi sorun ve yazın: ücret, unvan, çalışma modeli, karşı teklif. Bu bilgi bir sonraki ilanınızı düzeltir. Sonra ikinci adaya dönün — ve burada süreç yönetimi belirleyicidir: ikinci aday hâlâ bekliyor mu, yoksa üç haftadır ondan haber alamadığı için başka yere mi gitti?
Teklif aşamasındaki adayla yedek adayı aynı panoda görebilmek bu yüzden önemlidir. Aday takip sisteminde “teklif” ayrı bir aşamadır: kimin teklif aldığı, kimin beklediği ve son dönüşün ne zaman yapıldığı tek ekranda durur. Sürecin bütününü işe alım süreci yazımızda anlattık.
Kabulden sonra: oryantasyona köprü
İmzalı mektup geldiği an işe alım bitmez, işe alıştırma başlar. Kabulden sonraki iki iş günü içinde adaya ilk gün bilgisi (saat, adres, kime ulaşacağı) ve evrak listesi gönderilmeli; başlangıç tarihi uzaksa arada en az bir kez iletişim kurulmalıdır. Mektupta yazan başlangıç tarihi, yönetici ve çalışma modeli, oryantasyon planının ilk satırlarıdır — ayrıntı için oryantasyon programı yazımıza bakın.
Mektup ve ekleri adayın kişisel verisini taşır; kimin erişebildiğini belirleyin ve teklifi reddeden adayın belgelerini ne kadar saklayacağınızı yazılı hâle getirin. KVKK ve insan kaynakları yazımız bu kuralları anlatıyor.
En sık yapılan teklif mektubu hataları hangileri?
- Net / brüt belirsizliği: Ücretin yanında “brüt” ya da “net” yazmayan mektup, ilk maaş gününde güven kaybına dönüşür.
- Geçerlilik tarihi yazmamak: Aday üç hafta düşünür, siz ikinci adayı kaybedersiniz.
- Sözlü söylenen yan hakkın mektupta olmaması: Aday “telefon verilecek” diye hatırlar, mektupta yoktur; anlaşmazlık ilk haftada çıkar.
- Mektubu yöneticinin kişisel e-postasından göndermek: Kurumsal antet ve imza bloğu olmayan bir mesaj, adayda “resmî mi?” sorusu bırakır ve kayıt altında kalmaz.
- İlandaki unvandan farklı unvan: Açıklanmadan değişen unvan, adayın pazarlığa geri dönmesine yol açar.
Adaylar için: bir iş teklifini nasıl değerlendirirsiniz?
Teklif aldıysanız beş soruyu cevaplamadan karar vermeyin:
- Ücret brüt mü net mi, ödeme günü belli mi?
- Mülakatta sözü verilen her yan hak mektupta yazılı mı?
- Çalışma modeli ve yer, sizin anladığınızla aynı mı?
- Unvan ve bağlı olacağınız yönetici ilanla tutarlı mı?
- Kararınızı bildirmek için ne kadar süreniz var?
En önemli kural: yazılı teklif elinize geçmeden mevcut işinizden istifa etmeyin. Sözlü teklif geri çekilebilir; yazılı mektup ise en azından koşulları sabitler. İstifa aşamasına geldiğinizde istifa dilekçesi yazımız ihbar sürelerini ve dilekçenin biçimini anlatıyor.
Sık sorulan sorular
Teklif mektubu e-posta ile gönderilebilir mi?
Evet; yaygın uygulama PDF ekli kurumsal e-postadır. Önemli olan gönderenin kurumsal adres olması ve mektubun imzalı bir kopyasının dosyada kalmasıdır.
Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Üç ila beş iş günü çoğu pozisyon için yeterlidir. Daha kısası adayı sıkıştırır, daha uzunu yedek adayı kaybettirir.
Aday karşı teklif yaparsa mektup yeniden mi yazılır?
Koşul değişiyorsa evet: yeni tarih ve yeni koşullarla ikinci bir mektup gönderilir, ilki geçersiz sayılır. Elle düzeltilmiş mektup kayıt tutmayı imkânsızlaştırır.
Deneme süresi mektupta belirtilmek zorunda mı?
Zorunlu değil ama belirtilmesi önerilir; adayın sözleşmede ilk kez görmesi güven zedeler. Süre ve koşullar asıl olarak iş sözleşmesinde düzenlenir.
Sonraki adım: Teklif aşamasına gelen adayı ve yedek adayları tek panoda görmek için ProCvLab firma panelini kullanabilirsiniz; başvurudan teklife kadar her aşama, not ve mülakat kartıyla birlikte aynı kayıtta durur.