Oryantasyon programı, işe alım sürecinin en çok atlanan adımıdır: ilan yazılır, mülakat yapılır, teklif kabul edilir ve ilk gün gelen kişi boş bir masayla karşılanır. Oysa yeni çalışanın kalıp kalmama kararı çoğu zaman ilk haftalarda şekillenir. Bu yazıda KOBİ ölçeğinde uygulanabilir bir işe alıştırma (onboarding) programının nasıl kurulacağını, ilk hafta kontrol listesini ve 30-60-90 gün planında ne beklemeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Onboarding nedir, oryantasyondan farkı var mı?
Türkçede ikisi de “işe alıştırma” diye çevrilir. Oryantasyon ilk günlerdeki tanıştırma ve bilgilendirmedir; onboarding ise kişinin işi bağımsız yürütür hâle geldiği ana kadar süren daha uzun süreçtir. Bu yazıda ikisini tek program olarak ele alıyoruz; amacı bilgi vermek değil, kişiyi üretken hâle getirmektir. Ölçüsü “kaç sunum izletildi” değil, “90 gün sonunda ne teslim edildi” olmalıdır — işe alım süreci kişi işe başladığında bitmez.
Oryantasyon ilk günden önce ne zaman başlar?
Teklif kabul edildiği an. Teklif ile ilk gün arasında çoğu zaman iki ila sekiz hafta vardır ve bu sürede sessiz kalan işveren, adayı başka tekliflere açık bırakır. Üç adım:
- Kabulden sonraki 2 iş günü içinde yazılı hoş geldiniz mesajı: başlangıç tarihi, saat, adres, ilk gün kime ulaşacağı.
- Başlangıçtan 1 hafta önce ilk hafta programının özeti.
- Evrak listesi önceden gönderilir; ilk gün fotokopi peşinde geçmez.
Bu iletişimin dayanağı teklif mektubudur: başlangıç tarihi, bağlı olacağı yönetici ve çalışma modeli mektupta netse ilk gün sürprizle başlamaz. Ayrıntı için iş teklifi mektubu yazımıza bakın.
İlk hafta kontrol listesinde neler olmalı?
İlk gün için tek kural: kişi geldiğinde her şey hazır olsun. İlk hafta kontrol listesi:
- E-posta, yazışma aracı, dosya paylaşımı ve iş yazılımlarında hesaplar açılmış, şifreler teslim edilmiş.
- Bilgisayar, telefon, giriş kartı, masa — ilk gün sabahı yerinde.
- Doğrudan çalışacağı 3-5 kişiyle planlı, 15-20 dakikalık tanışma görüşmeleri.
- Bir “buddy” (kılavuz çalışan): yöneticisi olmayan, yakın ekipten, “bu nasıl yapılıyor?” sorularının ilk adresi.
- Yöneticiyle ilk gün 30 dakikalık görüşme: ilk hafta hedefi ve haftalık bire bir görüşme saati.
- Hafta sonunda teslim edilecek küçük ve gerçek bir iş (rapor taslağı, bir kaydın düzenlenmesi).
- İş sağlığı ve güvenliği bilgilendirmesi.
“Küçük iş” maddesi en kritik olanıdır: ilk haftayı yalnız dinleyerek geçiren kişi yorulur ama hiçbir şeyi yerine oturtamaz. Bu hafta toplanan kimlik fotokopisi, banka bilgisi ve sağlık raporu ise kişisel veridir: yalnız gerekli olanı isteyin, kimin erişebildiğini belirleyin, saklama süresini yazın. Ayrıntı KVKK ve insan kaynakları yazımızda.
30-60-90 gün planı nasıl kurulur?
Plan, üç aşamanın her birine yazılı bir çıktı bağlar. Örnek çerçeve:
İlk 30 gün: öğrenme
- Ekibin süreçlerini ve araçlarını tanımış; en az iki gerçek işi gözetim altında tamamlamış.
- Çıktı: yazılı bir “ne öğrendim, ne belirsiz” notu.
31-60 gün: uygulama
- Rutin işleri bağımsız yürütüyor; gözetim yalnız kritik kararlarda.
- Çıktı: sorumlu olduğu işlerin listesi, her biri için “tek başına / destekle” işareti.
61-90 gün: sahiplenme
- Pozisyonun ilk hedeflerinden en az birini ölçülebilir biçimde tamamlamış.
- Çıktı: 90. gün görüşmesi için öz değerlendirme.
Hedefler pozisyona göre değişir; ilanda belirlediğiniz “ilk altı ayda beklenen çıktı” burada işe yarar.
Yöneticinin rolü nedir, İK’ya devredilebilir mi?
Devredilemez. İK programı hazırlar, evrakı ve hesapları düzenler; kişiyi işe alıştıran doğrudan yöneticisidir. Yöneticiden beklenen:
- Takvime yazılmış haftalık bire bir görüşme (30 dakika yeter).
- Her aşamanın çıktısını kişiyle birlikte, yazılı belirlemek.
- Geri bildirimi biriktirmemek: yanlış giden şey aynı hafta söylenir.
Mülakatta aradığınız yetkinlikler 90 gün sonunda gerçekten görüldü mü? Bu karşılaştırma işe alım kalitenizin ölçüsüdür.
Deneme süresi ve 90. gün değerlendirmesi nasıl yapılır?
4857 sayılı İş Kanunu md. 15’e göre deneme süresi en çok iki aydır; toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar uzatılabilir. Bunun dışındaki hukuki ayrıntılar için bir uzmana danışın; bu yazı hukuki danışmanlık değildir.
Pratikte önemli olan şudur: deneme süresi geri bildirimsiz geçmemeli. İki ayın sonunda “olmadı” demek, o süre boyunca tek uyarı almamış kişiye adil değildir. 30. ve 60. gün görüşmeleri deneme süresinin doğal kontrol noktalarıdır; 90. gün görüşmesi ise ilk resmî değerlendirmedir: öz değerlendirme, yöneticinin gözlemleri ve aşama çıktıları yan yana konur, sonraki dönemin hedefleri yazılır. Görüşmenin nasıl yürütüleceğini ve örnek formu performans değerlendirme yazımızda bulabilirsiniz.
Uzaktan ve hibrit çalışanda oryantasyon nasıl değişir?
Uzaktaki çalışan koridorda soru soramaz; ofiste kendiliğinden olan her şey planlanmak zorundadır. Ekipman ve hesaplar başlangıçtan en az 3 iş günü önce elinde olmalı; buddy görüşmeleri günlük 15 dakika olarak takvime yazılmalı (“ihtiyacın olursa yaz” çalışmaz); hibrit modelde ilk iki hafta mümkünse ofis ağırlıklı geçmeli.
En sık yapılan oryantasyon hataları hangileri?
- İlk gün boş masa: Hesap yok, ekipman yok, yönetici toplantıda.
- Bilgi bombardımanı: İlk üç gün arka arkaya sunum; bilgi, kullanılacağı zamana yakın verilmeli.
- Hedefsiz ilk ay: “Önce ortamı tanısın” denir, 30. günde beklenti hâlâ belirsizdir.
- Geri bildirimsiz deneme süresi: İki ay sessizlik, sonra ani karar.
Kontrol listesini İK yazılımınızda tutun; kâğıttaki liste ikinci işe alımda kaybolur. Adayın mülakat notlarını aynı kayıtta görebiliyorsanız 90. gün karşılaştırması kolaylaşır — İK yazılımı ve CV havuzu ile aday takip sistemi sayfalarımız bu akışı anlatıyor.
Sık sorulan sorular
Oryantasyon programı ne kadar sürmeli?
Tanıştırma ilk hafta içinde biter; işe alıştırma 90 günde tamamlanır. Karmaşık pozisyonlarda altı aya uzayabilir.
Küçük bir işletmede yazılı program gerekli mi?
Evet, hatta daha çok: küçük işletmede süreç yalnız yöneticinin aklındadır. Tek sayfalık kontrol listesi yeterlidir.
Buddy kim olmalı?
Yönetici olmayan, en az bir yıldır şirkette çalışan ve gönüllü biri. Yönetici buddy olursa çalışan basit soruları sormaktan çekinir.
Deneme süresinde ayrılan çalışan için program başarısız mı sayılır?
Her zaman değil; uyumsuzluğun erken görülmesi iki taraf için de iyidir. Başarısızlık, ayrılığın sebebinin hiç konuşulmamış olmasıdır.
Sonraki adım: ProCvLab firma panelinde adayın başvuru geçmişi, mülakat notları ve değerlendirme kartı tek kayıtta durur; kişi işe başladığında bu bilgi kaybolmaz ve 90. gün karşılaştırması elinizin altındadır.